회의를하는 방법

콘텐츠

• 단계
• 1 부 회의 준비
• 2 부 회의 주재
• 제 3 부 효과적으로 회의를 진행하십시오

비즈니스 세계에서는 일을 완수하기 위해 약간의 유연성이 필요합니다. 예를 들어, 중요한 결정은 일반적으로 팀에 의해 이루어지며 중요한 작업을 완료하려면 여러 전문가의 개입이 필요합니다. 체계적이고 체계적인 회의를 통해 매우 긴밀한 공동 작업이 가능하지만 특정 목적이 없거나 특정 순서로 진행되지 않는 회의는 비효율적이고 끝이 없을 것입니다. 회의를 예약, 준비 및 수행하면 시간을 낭비하지 않고 회의를 성공적으로 수행 할 수 있습니다.

단계

1 부 회의 준비

1. 
   

   
   예약 한 회의에 대해 참가자와상의하십시오. 업무 회의를 주최한다는 사실을 알게되면 먼저 참가자, 특히 고위 직급 또는 중요한 사람들과 대화하는 것을 고려하십시오. 그들이 의제에 물건을 넣을 것인지 물어보십시오. 의제를 정할 때 답을 적고 고려하십시오.
   • 회의 중에 논의하고자하는 특정 요점이 없는지 참가자에게 물어 보는 것이 좋습니다. 이는 회의 일정을보다 쉽게 ​​개발할 수있을뿐만 아니라 회의가 시작되기 전에 참가자들이 일을 잘 수행 할 수 있기 때문입니다. 회의. 사람들은 회의 중에 자신이 관심있는 점에 대해 논의 할 것임을 알면 기꺼이 참여할 것입니다.

2. 
   

   
   의제를 개발하고 배포하십시오. 이 안건은 회의 의장뿐만 아니라 회의 날짜, 장소 및 참가자 목록과 같은 중요한 정보를 포함하므로 참가자에게도 매우 유용합니다. 또한, 의제는 회의 중에 논의 될 요점을 명시하기 때문에 모든 사람이 준비 할 수 있습니다. 오늘의 순서를 가능한 빨리 보내십시오. 회의가 중요할수록 더 빨리 방송해야합니다.
   • 의제는 포함 된 각 포인트에 할당 될 토론 시간을 언급해야합니다. 일정을 미리 설정하면 회의 진행 상황을 모니터링 할 수 있습니다. 일부 포인트의 토론 시간은 예상보다 오래 걸리거나 짧을 수 있지만 일정을 통해 이러한 포인트에 대한 토론을보다 잘 따르고 그에 따라 시간을 조정할 수 있습니다.

3. 
   

   
   
   
   회의 주제 및 이전 회의에 관한 검색을 수행하십시오. 일부 참가자는 논의 할 요점을 모를 수도 있고, 다른 참가자는 이전 회의에 참석하지 않았을 수도 있고, 일부는 단순히 잊었을 수도 있습니다. 이전 회의의 내용을 알고 있으면 더 나은 의장 역할을 수행 할 수 있습니다. 회의에 이미 참석 한 사람들과 대화를하여 회의에서 해결해야 할 미해결 문제를 명확히하십시오. 회의 예약을 용이하게하기 위해 보고관에게 이전 회의 회의록을 제공하도록 요청하십시오.
   • 이 보고서는 매우 유용 할 수 있습니다. 이전 회의의 토론과 결정을 요약하고 모든 것을 신속하게 정리할 수 있습니다. 의제와 함께 중요한 보고서를 방송 할 수도 있습니다.

4. 
   

   
   장소가 미리 준비되어 있는지 확인하십시오. 회의 당일 회의실이 깨끗하고 발표 가능하며 참가자를받을 준비가되었는지 확인하십시오. 또한 슬라이드 뷰어, 프로젝션 장치 등과 같은 하드웨어가 제대로 작동하는지 확인하십시오. 기술적 인 문제로 인해 회의가 중단 될 수 있습니다.
   • PowerPoint와 같은 디지털 미디어로 프레젠테이션을하는 경우 슬라이드를 스크롤하는 데 사용할 리모콘에 익숙해 지십시오. 이렇게하면 토론을 진행할 시간을 절약 할 수 있습니다.

2 부 회의 주재

1. 
   

   
   열린 세션을 선언하십시오. 회의가 시작되고 모든 참가자 또는 가장 중요한 참가자가 설치 될 때 모든 청중의 관심을 유지하기 위해 노력하십시오. 자신을 소개하고 회의의 목적을 발표하십시오. 그런 다음 회의 시간과 휴회 시간에 대해 이야기하십시오. 광고 된 시간 전후에 완료 할 수 있지만 미팅 진행 상황을 모니터링 할 마커가 하나 이상 있습니다. 참가자들이 서로를 모른다면 시간을내어 가장 중요한 것을 소개하십시오.
   • 일부 조직과 회사에는 회의를 열고 진행하기위한 엄격한 절차가 있습니다. 예를 들어, AFSCME (American Association of State Employers)는 Roberts Order of Rules (Roberts Procedure of Procedure)라는 시스템을 사용하여 대통령이 타격을가함으로써 세션을 열 수 있도록합니다. 테이블에 망치. 또한 이러한 규칙은 발표의 제시 및 해결책 채택 측면에서 매우 구체적입니다.

2. 
   

   
   
   
   이전 회의에서 논의했던 중요한 요점을 요약하십시오. 중요한 프로젝트에 전념하는 회의의 경우, 세션이 시작 되 자마자 청중의 관심을 끌고 이전 회의를 표시 한 의사 결정과 중요한 이벤트를 빠르게 요약하십시오. 모든 참가자가 귀하뿐만 아니라이 문제를 알고있는 것은 아니므로 모든 사람이 회의를보다 쉽게하도록 안내하십시오.
   • 이전 회의의 내용을 직접 요약하는 대신, 보고관에게이 분을 읽도록 지시 할 수 있습니다.
   • 이전 회의 이후에받은 주요 서신을 읽는 것도 고려할 수 있습니다.
   • 일반적으로 이러한 문서를 크게 읽을 필요가 없으므로 참석자에게 서신 및 보고서 사본을 배포 할 수도 있습니다.

3. 
   

   
   일부 참가자들에게 현재 상황에 대해보고하도록 요청하십시오. 그런 다음 전문가들에게 이전 회의 이후 무슨 일이 있었는지 회의에 알릴 기회를 제공하십시오. 예를 들어 회사 나 조직이 해결해야하는 문제, 직원 변경, 프로젝트 개발 또는 전략 변경 등 모든 것이 될 수 있습니다. 참가자는 이전 회의에서 내린 결정의 결과로 취해진 특정 조치의 결과에 대한 정보를 요청할 수도 있습니다.

4. 
   

   
   미해결 문제를 다룹니다. 새로운 질문으로 넘어 가기 전에 해결되지 않은 문제 또는 이전 회의에서하지 않은 결정에 대해 논의하십시오. 어떤 참가자도 오래된 문제에 대해 책임을지고 싶지 않습니다. 따라서 회의 중에 해결되지 않은 문제를 해결하십시오. 일반적으로 이전 회의에서 완료되지 않은 작업은 "뛰어난 문제"또는 "미래에 고려해야 할 질문"에 나열됩니다.
   • 회사의 문화와 업무 규칙에 따라 의사 결정은 특정 절차에 따라 달라질 수 있습니다. 예를 들어, 다수의 합의에 도달하거나 높은 계층 적 지위를 가진 사람들 그룹을 할당해야합니다. 결정.
   • 회의 사이에 해결해야 할 문제는 매우 번거 롭습니다. 아직 실행중인 장기 프로젝트의 진행 상황에 대해 설명 할 필요는 없습니다. 그러나 즉각적인 조치가 필요한 프로젝트에 대한 결정을 "해야"합니다.

5. 
   

   
   새로운 사업을 처리하십시오. 그런 다음에 대해 이야기 새로운 회의 중에 논의해야 할 문제, 새로운 문제 및 문제. 이는 일반적으로 이전 회의 이후의 개발로 인한 포인트입니다. 회의 중에 처리되지 않은 항목이 다음 회의를 위해 연기되므로 최종 결정을 내리십시오.

6. 
   

   
   회의의 결론을 요약하십시오. 현재 사례를 마치면 참가자의 결론을 요약합니다. 결정 결과를 자세히 설명하고 필요한 경우 다음 회의 전에 각 참가자가 완료해야하는 특정 작업을 설명하십시오.
   • 이 단계는 모든 사람들이 다른 프로젝트의 진행 상황을 명확하게 이해하고 그들이해야 할 일을 정확히 알고 방을 떠날 수있는 마지막 기회이므로 중요합니다.

7. 
   

   
   다음 회의의 주제를 소개하여 마무리하십시오. 마지막으로 모든 사람에게 다음 회의의 주제를 알리고 이미 프로그래밍을 시작한 경우 장소와 날짜를 설정하십시오. 이것은 프로젝트 또는 의사 결정 사이에 일정한 연속성을 유지하고 참가자들에게 그들이 배정 된 작업을 수행하기 위해 마감 기한을 알릴 것입니다.
   • 당신이 알고 하지마 현재 회의 의제를 소진 한 경우 다른 회의를 예약해야합니다. 그러나 다루어야 할 점이 충분하거나 특정 프로젝트가 어떻게 발전하는지 기다려야 할 경우에는 그렇게하는 것이 좋습니다.

제 3 부 효과적으로 회의를 진행하십시오

1. 
   

   
   토론을 지배하지 않고 방향을 정하십시오. 귀하의 역할 중 하나는 토론을 진행시키고 회의의 목표와 계속 연락하는 것입니다. 당신의 역할 아니다 각 질문에 대한 의견을 제공하거나 토론 진행 상황을 계획된 일정에 맞추십시오. 융통성있게 행동하십시오. 참가자가 자신의 의견을 자유롭게 표현하고 의제에 속하지 않더라도 새로운 질문이 나오도록하십시오. 토론을 회의 목적에서 멀리 유지하기 위해 일부 질문을 닫거나 변경해야한다고 생각할 수 있지만 모든 것을 제어 할 필요는 없습니다. 결국, 그것은 공동 노력입니다.
   • 회의가 진행됨에 따라 의제를보십시오. 늦으면 질문을 피하거나 검토를 연기하십시오. 논의 된 문제가 매우 중요 할 때 주저하지 마십시오.

2. 
   

   
   참석 한 모든 사람들이 토론에 참여하도록 격려하십시오. 의장으로서 귀하는 절차의 효율성과 투명성을 보장해야합니다. 비록 논의 된 문제에 정통하지만 말하기를 주저하는 사람들의 참여를 권장하십시오. 그들에게 도전하거나 직접 말하지 않아도됩니다. "마틴 씨의 전문 지식이 우리에게 큰 도움이 될 것"이라고 간단히 말할 수 있습니다. 이는 일부 회원이보다 적극적으로 참여하도록 독려하는 우아한 방법입니다.

3. 
   

   
   모든 사람이 절차의 내용을 이해하도록하십시오. 모든 참가자가 회의에 대해 동일한 지식과 경험을 갖고있는 것은 아닙니다. 그들이 회의에서 이익을 얻을 수있게하려면 복잡한 문제가 발생할 때 단순화하는 것을 고려하십시오. 경험이 적은 참가자는 귀하의 노력에 감사드립니다.

4. 
   

   
   어렵거나 난처한 질문을 남기지 마십시오. 이러한 문제가 대통령에 의해 제대로 통제되지 않으면 회의가 실패로 바뀔 수 있습니다. 회의에서 발생하는 모든 중요한 문제를 해결하고 참가자가 자신의 책임을 회피하거나 답이없는 질문에 대해 모호한 사과를하지 않도록하십시오. 아무도 해결책을 찾기를 원하지 않는 질문에 대한 답을 찾아보십시오. 이것은 반드시 각 참가자의 희망 사항과 일치하지는 않지만 회의가 목표를 달성하기 위해 해결해야하는 질문입니다.
   • 모든 주요 결정이 기록되었는지 확인하십시오. 모임 기자 나 보고서 작성자가이 일을하도록하십시오. 복잡한 질문을해야한다면이 질문에 대한 합리적인 대답을 얻으십시오.

5. 
   

   
   일정을 확인하십시오. 많은 사람들은 회의가 시간 낭비라고 생각하기 때문에 회의를 좋아하지 않습니다. 끝없는 만남을 피하려면 의장의 권한을 사용하여 진행 상황을 빠르게 진행하십시오. 회의가 예상보다 오래 지속될 경우 주저하지 말고 무감각 한 질문에 대한 시험을 연기하십시오. 시간 낭비를 피하기 위해 현장에서 프로그램을 수정할 준비를하십시오.