다이렉트 메일을 만드는 방법

콘텐츠

• 단계
• 1 부 준비
• 2 부 Microsoft Office와 편지 병합 수행
• 3 부 OpenOffice로 편지 병합 수행

편지 병합은 기본 문서를 여러 수신자에게 보내기 전에 사용자 정의 할 수있는 대부분의 오피스 제품군의 기능입니다. 봉투, 레이블, 양식 편지, s, 팩스 또는 번호가 매겨진 쿠폰 및 쿠폰을 포함하여 많은 다른 문서에 대해 편지 병합을 생성 할 수 있습니다.

단계

1 부 준비

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   데이터 파일을 작성하십시오. 또한 워크 시트 (Excel 유형), 낮은 데이터 또는 올바른 형식의 문서 일 수 있습니다. 대부분의 경우 회사 또는 개인은 스프레드 시트를 사용하므로이 기사의 나머지 부분에서 예제로 사용할 옵션입니다.
   • 데이터 파일에는 두 복사본간에 변경하려는 모든 정보가 포함되어야합니다. 예를 들어, 사용자 지정 양식 편지를 보내려면 데이터 파일에 최소한 편지를 보내려는 사람의 이름과 주소가 포함되어 있어야합니다.
     • 한 줄에 각 정보를 스프레드 시트의 셀에 배치하십시오. 따라서 데이터 파일 구성이 끝나면 각 정보 범주 (이름, 이름, 주소 ...)에 고유 한 열이 있어야합니다.
   • 각 열에 해당하는 제목을 선택하십시오. 편지 병합은 열 뒤에 데이터 열을 바인딩합니다. 따라서 어떤 소프트웨어를 사용하든 각 열의 첫 번째 줄은 나머지 열에있는 정보 유형과 일치한다고 생각합니다. 따라서 길을 쉽게 찾을 수 있도록 자신에게 적합한 이름을 사용하는 것이 좋습니다.
     • 예를 들어, 열을 사용하여 가족 이름을 저장하는 경우 Slow는 "이름"일 수 있으며 속도가 느려질 경우 관련 인물의 성을 입력 할 수 있습니다. 따라서 메일 링의 다음 단계에서 소프트웨어가 유형에 삽입 할 필드를 묻는 메시지가 표시되면 "이름"이 표시되고 그 내용을 기억하게됩니다.
   • Microsoft Outlook을 사용하여 자신의 문서를 작성하는 Microsoft Office 제품군 사용자는 주소록을 데이터 파일로 사용할 수도 있습니다.

2. 
   

   
   
   
   데이터 파일을 저장하십시오. 쉽게 기억할 수있는 곳에 저장하고 모호한 이름을 지정하면 쉽게 찾을 수 있습니다.

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   지금 기본 문서를 작성하십시오. 이것은 나중에 사용자 정의 할 유형 문서입니다. 예를 들어, 견본 편지를 설명하기로 결정하면 기본 문서는 글자 자체가됩니다. 편지 병합을 사용하여 개인 설정하려는 모든 필드는 현재 비워 두어야합니다.

2 부 Microsoft Office와 편지 병합 수행

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   편지 병합 기능에 액세스하십시오. 기본 문서를 열고 "메일 병합", "메일 병합 시작", "단계별 메일 병합 마법사"를 차례로 클릭하십시오. 기능이 명확하지 않으면 "도구" "문자 및 우편물"> "메일 병합"을 클릭하십시오.

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   Microsoft Office 질문에 답변하십시오. Word 메일 링 도구에는보다 편리하고 기본 문서와 데이터 파일간에 데이터를 병합하기 위해 수행해야하는 몇 가지 단계가 있습니다.
   • 소스 문서의 문서 유형을 표시하여 시작하십시오. 문서에서 가장 가까운 유형을 클릭하고 다음 : 기본 문서를 클릭하십시오.
   • 사용하려는 기본 문서를 지정하십시오. 지금까지 설명을 따랐다면 "현재 문서 사용"상자를 체크하십시오. "다음 : 수신자 선택"을 클릭하십시오.

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   Word에서 "기존 목록"이라고 부르는 것을 선택하십시오. 이것은 실제로 이전에 만든 데이터 파일입니다. 상자를 선택하고 "다음"을 클릭하여 컴퓨터를 탐색하여 데이터 파일을 찾은 다음 소스 문서에 연결하십시오.
   • Outlook 주소록을 사용하려면이 옵션도 가능합니다. 해당 확인란을 선택하십시오.

4. 
   

   
   사용할 데이터를 선택하십시오. Office를 사용하면 정보 열 전체를 선택하거나 선택 해제 할 수 있습니다. 이를 통해 기본 문서를 채우려는 필드를 선택할 수 있으므로 다른 메일 링에서 다른 정보를 사용할 수 있으므로 데이터 파일을보다 다양하게 사용할 수 있습니다. 모든 것이 올바르게 보이면 "다음"을 클릭하십시오.
   • 각 열의 헤드를 클릭하여 데이터를 정렬 할 수 있습니다. 예를 들어 데이터 파일에 영향을주는 경우 정확한 정보를 신속하게 찾아보고 찾을 수 있습니다.

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   기본 문서에 필드를 삽입하십시오. 메일 링 마법사의이 새 페이지에서 기본 문서를 작성하라는 메시지가 표시되고 (아직 작성하지 않은 경우) 데이터 파일에서 데이터 필드를 데이터 필드에 삽입 할 수있는 다양한 옵션이 제공됩니다. 기본 문서.
   • 기본 문서에 필드를 삽입하려면 필드를 배치 할 위치에 커서를 놓고 마법사에서 해당 버튼을 클릭하여 필드를 삽입하십시오.
     • Word에서 간단한 문자를 삭제하는 것처럼 키보드에서 Delete 키를 눌러 잘못 배치 된 필드를 삭제하거나 두 번 배치 할 수 있습니다.
   • 미리 구성된 옵션은 Word에 지정한 문서 유형에 따라 약간 다릅니다. Office는 선택한 데이터 파일을 기반으로 올바른 유형의 데이터를 제공하기 위해 최선을 다합니다. 예를 들어, 양식 편지를 쓰고 있음을 Word에 표시 한 경우 주소의 이름과 수취인의 이름 및 전체 주소가 포함 된 주소 블록을 모두 삽입 할 수있는 옵션을 볼 수 있습니다. 몇 줄만.
     • 사전 구성된 일부 옵션은 필요한 정보를 입력 할 수 있도록 보조 창을 자동으로 엽니 다. 그러나 걱정하지 마십시오.이 모든 것이 항상 명확하고 이해하기 쉬운 방식으로 설명됩니다.
     • 이러한 미리 구성된 옵션 중 하나를 사용하고 Word에서 데이터 파일에서 올바른 정보를 찾을 수없는 것 같으면 문제가되지 않습니다. "필드 일치"를 클릭하고 각 필드에 해당하는 것을 프로그램에 알려주십시오. 예를 들어, Word에서 데이터 파일의 "이름"열을 사용하여 원본 문서의 주소 블록에있는 "성"필드를 채워야한다는 것을 Word에 표시 할 수 있습니다.
   • 자신의 필드를 사용하려면 "추가 옵션"을 클릭하십시오. 그러면 열의 머리글을보고이 이름을 대신 사용할 수 있습니다.

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   편지를 확인하십시오. 편지 병합을 사용하는 경우 사용자 정의 필드에는 인쇄시 정확한 데이터 (데이터 파일에서 가져온 데이터) 만 포함됩니다. 그러나 Office에서는 문서를 미리보고 다른 필드를 배치하여 결정한대로 정보가 제대로 배치되었는지 확인할 수 있습니다. 모든 것이 정확하게 원하는대로 될 때까지 문서를 여러 번 미리 보는 것을 망설이지 마십시오.

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   두 문서의 병합을 완료하십시오. 단계별 병합 도우미의 마지막 단계는 모든 것이 제자리에 있으며 소프트웨어가 문서 인쇄를 시작할 준비가되었음을 알려줍니다. 그런 다음 소스 문서에서 지정한 각 필드를 변경하여 필요한만큼 사본을 인쇄합니다.
   • 문서 인쇄를 시작하기 전에 "문자 개별 편집"버튼을 클릭하여 원하는 문자를 개별적으로 변경할 수 있습니다.

3 부 OpenOffice로 편지 병합 수행

1. 
   

   
   데이터베이스를 작성하십시오. OpenOffice.org를 사용하면 편지 병합에 항상 데이터베이스가 필요하지만 Excel이나 Calc와 같은 스프레드 시트에 데이터를 배치 할 수 있습니다.
   • 기본 문서에서 파일 메뉴를 열고 새 데이터베이스를 작성하는 옵션을 선택하십시오.
   • 방금 연 대화 상자에서 "기존 데이터베이스에 연결"상자를 선택하십시오. 드롭 다운 메뉴에서 "스프레드 시트"를 선택하고 "다음"을 클릭하십시오.
   • 다음 페이지에서 OpenOffice.org에 사용하려는 스프레드 시트에 액세스 할 수있는 경로를 알려주십시오. 데이터 파일 경로 아래의 상자를 선택하여 데이터베이스에 비밀번호를 넣을지 여부를 선택할 수도 있습니다. "다음"을 클릭하십시오.
   • 이 창에서 데이터베이스를 컴퓨터에 저장할지 여부를 선택하고 (나중에 쉽게 액세스 할 수 있도록) 데이터베이스를 변경하여 데이터베이스를 변경할지 여부를 선택하십시오 (아마도 그렇지 않을 수도 있습니다) 스프레드 시트를 만든 경우에는 필요하지 않습니다). "마침"을 클릭하여 데이터베이스를 저장하십시오.
     • 데이터베이스에 기억하기 쉬운 이름을 지정하면 나중에 검색하는 데 시간을 낭비하지 않아도됩니다.

2. 
   

   
   필드를 삽입하십시오. 기본 문서가 OpenOffice.org의 이해하기 쉬운 데이터베이스에 연결되었으므로 선택한 데이터를 편지 병합에 병합하기 만하면됩니다.
   • 하위 메뉴에서 "삽입", "필드"및 "기타 ..."메뉴를 클릭하십시오. 키보드 단축키 "Ctrl + F2"를 사용하여 액세스 할 수도 있습니다.
   • 대화 상자에서 "데이터베이스"탭을 클릭하십시오.
   • 대화 상자의 오른쪽 하단에있는 "찾아보기"버튼을 클릭하고 방금 만든 데이터베이스를 검색하십시오.
     • 데이터베이스가 선택되면 창의 오른쪽에있는 "선택한 데이터베이스"라는 목록에 나타납니다.
   • 창의 왼쪽에있는 "유형"목록에서 "메일 링 필드"를 선택하십시오.
   • 데이터베이스 옆에있는 "+"버튼을 클릭하십시오. 스프레드 시트가 아래에 나타납니다. 그런 다음 "This"옆에있는 "+"를 클릭하면 스프레드 시트를 만들 때 선택한 필드가 표시됩니다.
   • 삽입 할 필드를 선택하고 "삽입"을 클릭하여 기본 문서에 배치하십시오.
     • 필드를 삽입하려는 곳에 커서를 놓아야합니다. 잊어 버린 경우 이것은 문제가되지 않습니다. 필드를 잘라 내고 올바른 장소에 붙이십시오.
     • Office와 마찬가지로 필드는 기본 문서에있을 때 간단한 영숫자로 취급됩니다. 스페이스 바를 사용하여 이동하거나 키보드의 삭제 키를 사용하여 삭제할 수 있습니다.

3. 
   

   
   합병을 완료하십시오. 모든 필드가 올바른 위치에 있는지 확인하십시오. 이 확인이 완료되면 인쇄를 시작하십시오. 그런 다음 기본 문서에서 지정한 각 필드를 변경하여 필요한만큼의 사본을 인쇄합니다