변경 관리 계획을 작성하는 방법

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• 단계
• 방법 1 조직 변경 관리 계획 작성
• 방법 2 프로젝트 변경 사항 추적

변경 관리 계획에는 두 가지 유형이 있습니다. 하나는 조직에 대한 변경의 영향을 해결하고 전환을 촉진합니다. 두 번째는 단일 프로젝트의 변경 사항을 추적하여 제품 또는 프로젝트 범위에 대한 명확한 변경 기록을 만듭니다. 이 계획은 명확하고 정확하게해야 할 일을 전달하는 것입니다.

단계

방법 1 조직 변경 관리 계획 작성

1. 
   

   
   변경 이유를 보여줍니다. 성능 저하, 새로운 기술 또는 조직의 사명 변경과 같은 변경을 결정한 요인을 나열합니다.
   • 한 가지 접근 방식은 비즈니스의 현재 상태와이 계획의 목표 인 미래 상황을 설명하는 것입니다.

2. 
   

   
   변경의 특성과 범위를 정의하십시오. 프로젝트의 예상 특성을 간단히 설명하십시오. 이것이 위치, 프로세스 변경, 정책 변경 또는 조직 구조에 영향을 미치는지 결정하십시오. 조정해야 할 부서, 작업 그룹, 시스템 또는 기타 구성 요소를 나열하십시오.

3. 
   

   
   이해 관계자의지지를 설명하십시오. 계획에 관련된 모든 이해 관계자 (예 : 지부, 미션 헤드, ​​제안자, 소비자 또는 직원)가 변경의 영향을받는 목록을 작성하십시오. 이러한 각 부분에 대해 이해 관계자가 변경 사항을 지원할 것인지 지정하십시오.
   • 이 정보를 명확하고 간결하게 설명 할 수있는 표를 작성하십시오. 영향을받는 각 당사자에 대해 인식, 지원 수준, 영향과 같은 데이터의 우선 순위 수준 (높음, 중간 또는 낮음)을 평가하십시오.
   • 가능하면 일대일 인터뷰를 실시하여 이해 관계자 지원을 평가하십시오.

4. 
   

   
   
   
   팀을 구성하십시오. 이 팀은 모든 이해 관계자와 의사 소통하고 다양한 문제를 경청하며 최상의 조건에서 작업이 이루어 지도록 할 책임이 있습니다. 비즈니스에 매우 신뢰할 수 있고 의사 소통 능력이 좋은 사람들을 선택하십시오.
   • 고위 경영진으로부터 발기인을 고용해야합니다. 계획을 승인하는 것만이 아니라 변화를 촉진하는 것이 적극적 일 것임을 강조하십시오.

5. 
   

   
   경영진과의 접근법을 개발하십시오. 회사의 모든 지원을받는 것은 운영의 성공에 필수적입니다. 모든 고위 관리자가 변경 사항에 대해 의견을 말하고 서로 협력하여이 프로젝트에서 적극적인 역할을 수행하도록합니다.

6. 
   

   
   각 배우를위한 계획을 세우십시오. 프로젝트를 지원하는 사람들을 포함하여 각 이해 관계자에 대해 관련된 위험과 이슈를 평가하십시오. 이러한 문제를 해결하는 업무를 담당하는 팀을 맡깁니다.

7. 
   

   
   커뮤니케이션 계획을 세우십시오. 커뮤니케이션은이 프로세스의 핵심 요소입니다. 관련된 모든 당사자와 자주 대화하십시오. 변경이 필요한 이유와 그로 인한 혜택을 강화하십시오.
   • 액터는 일대일 양방향 통신을 받아야합니다. 대면 회의가 필수적입니다.
   • 커뮤니케이션은 주요 경영진의 발기인, 각 직원의 직접 감독자 및 행위자가 신뢰하는 다른 대변인이 제공해야합니다. 모든 커뮤니케이션은 일관된 통과해야합니다.

8. 
   

   
   
   
   저항에주의하십시오. 변화에 대한 저항은 항상 있습니다. 이는 개별 수준에서 발생하므로 이러한 저항의 원인을 찾으려면 이해 관계자와 개인적으로 대화해야합니다. 관리 팀이이를 해결할 수 있도록 불만 사항에주의하십시오. 이러한 문제에는 일반적으로 다음 사항이 포함됩니다.
   • 동기 부여 또는 긴급 감 없음.
   • 변경의 필요성에 대한 전반적인 상황 또는 이유를 이해하지 못합니다.
   • 과정에 참여 부족.
   • 직무 안정성, 향후 역할 또는 향후 직책에 필요한 요구 사항 및 기술에 대한 불확실성.
   • 경영진이 변화 나 의사 소통의 이행에 관한 기대치를 충족시키지 못한 경우.

9. 
   

   
   장애물을 잡아라. 커뮤니케이션을 강화하거나 전략을 변경하여 클레임에 응답해야합니다. 다른 클레임에는 계획에 포함 시키거나 관리 팀에 아웃소싱 할 수있는 보완적인 접근 방식이 필요할 수 있습니다. 귀사에 가장 적합한 옵션을 확인하십시오.
   • 직책이나 프로세스의 변화에 ​​대해 직원 교육을 최우선으로하십시오.
   • 전환 기간을 가능한 한 매끄럽게 계획하는 경우 모임을 예약하거나 직원 혜택을 늘리십시오.
   • 이해 관계자에게 동기가 부여되지 않으면 인센티브를 제공하십시오.
   • 프로젝트와의 연결이 끊어 졌다고 생각되면 피드백을 수집하고 계획의 변경 사항을 검토 할 회의를 주선하십시오.

방법 2 프로젝트 변경 사항 추적

1. 
   

   
   역할을 정의하십시오. 이 프로젝트에 각각 할당 될 역할을 나열하십시오. 각 역할에 필요한 책임과 기술을 설명하십시오. 최소한 Chef de Mission을 위임하여 매일 변경 사항을 구현하고 발기인은 모든 진행 상황을 추적하고 중요한 결정을 내립니다.
   • 대기업의 대규모 프로젝트의 경우 전문 지식을 가진 여러 사람들간에 역할을 나누어야 할 수도 있습니다.

2. 
   

   
   통제위원회를 설치하십시오. IT 프로젝트에는 일반적으로 각 이해 관계자 그룹의 대표로 구성된 변경 관리위원회가 포함됩니다. 이위원회는 임무 책임자 대신 요청을 승인하고 이해 관계자에게 결정을 전달할 책임이 있습니다. 이 접근 방식은 많은 이해 관계자가있는 프로젝트에 매우 적합하며 핵심 목표를 자주 재평가해야 할 수 있습니다.

3. 
   

   
   요청을 적용하는 프로세스를 작성하십시오. 팀원이 진행 상황을 확인하면 아이디어에서 현실로 어떻게 이동합니까? 팀이 동의 한대로이 프로세스를 여기에 설명하십시오. 다음은 그 모습입니다.
   • 팀원은 신청서를 작성하여 프로젝트 기관에 보내야합니다.
   • HOM은 요청 로그에 양식의 정보를 입력하고 요청이 고려되거나 거부 될 때이 로그를 업데이트해야합니다.
   • 관리자는 팀 구성원에게보다 구체적인 계획을 작성하고 필요한 노력을 추정하도록 요청합니다.
   • 임무 책임자는 가능한 채택을 위해 계획을 발기인에게 보냅니다.
   • 변경되었습니다. 이해 관계자들에게 진행 상황에 대한 정보가 자주 제공됩니다.

4. 
   

   
   신청서를 작성하십시오. 다음 데이터는 양식에 포함되어야하며 변경 로그에 입력해야합니다.
   • 변경 요청 날짜
   • 프로젝트 관리자가 할당 한 요청 수
   • 제목과 설명.
   • 양식을 작성하는 사람의 이름, 이메일 및 전화 번호.
   • 각 요청에 부여 된 우선 순위 (높음, 중간 또는 낮음) 긴급한 변경의 경우 특정 마감일이 필요할 수 있습니다.
   • 제품 및 버전 번호 (IT 프로젝트 용)

5. 
   

   
   추가 정보를 추가하십시오. 또한 변경 로그는 의사 결정에 대한 후속 조치를 취하고 구현을 면밀히 모니터링 할 수 있어야합니다. 신청서의 정보 외에도 다음을위한 공간을 확보해야합니다.
   • 신청의 승인 또는 거부
   • 신청서를 승인 또는 거부 할 사람의 서명,
   • 변경 사항을 구현하기위한 기간
   • 변경이 끝나는 날짜

6. 
   

   
   중요한 결정에 대한 후속 조치 변경 로그 외에도이 프로젝트는 중요한 결정에 대한 기록을 통해 이익을 얻을 수 있습니다. 이 문장은 장기적으로보다 쉽게 ​​만들거나 관리에 일부 변경이 발생한 프로젝트를 추적하는 데 도움이됩니다. 이 파일은 고객 또는 관리 기관을위한 커뮤니케이션 안내서 역할을 할 수도 있습니다. 시간의 변경, 프로젝트의 범위 또는 요구 사항, 우선 순위 수준 또는 채택 할 전략에 대해 다음 정보가 포함됩니다.
   • 프로젝트 개시 자.
   • 결정이 내려진 날짜.
   • 결정의 원인과 그 접근 방법에 대한 요약. 프로세스에 관련 문서를 포함 시키십시오.