회의 의제 작성 방법

콘텐츠

• 단계
• 1 부 : 의제 개발
• 파트 2 의제 중지
• 파트 3 의제 작성 및 배포

회의 안건은 유익한 문서 그 이상입니다. 각 직원은 논의 된 요점을 예상하고 효과적으로 준비 할 수 있습니다. 또한 의제는 회의 과정을 설정하므로 확인 방법입니다. 후손 그녀는 생산적이었다. 회의를 성공적으로하기 위해 명확하고 자세한 의제를 설정하십시오.

단계

1 부 : 의제 개발

1. 
   

   
   정보를 수집하십시오. 회의 준비에 참가자들을 참여시킨다. 이유를 설명하고 그들이 제시하고자하는 제안, 우려 사항 및 요점을 수집하십시오. 회의 주제와 일치하는 항목을 의제에 포함시킵니다.
   • 참가자에게 미리 답장을 보내도록 이메일을 보내십시오. 조직의 특정 단계를 자동화 할 수있는 회의 관리 소프트웨어가 있습니다. 가능하면 각 공동 작업자를 직접 만나십시오.
   • 회의 전에 안건을 확정해야합니다. 따라서 직원들이 아이디어를 수집하고 분석하고 다시 돌아올 시간을 가질 수있을 정도로 일찍 직원을 탑승시켜야합니다. 회의의 중요성에 따라 일주일 또는 몇 달 전에 미리 보냅니다.

2. 
   

   
   회의의 목적을 정의하십시오. 사전에 정해진 목적없이 사람들을 모으는 것은 에너지와 시간 낭비입니다. 목적이없는 회의는 직원을 화나게 할 위험이 있습니다. TOP 방법에서 영감을 얻어 회의의 주제, 목적 및 계획을 설정하십시오. 주제는 회의의 목적이되는 동안 다룰 주제에 관한 것입니다.
   • 회의에는 여러 가지 테마가있을 수 있습니다. 재무 결과를 제시하거나 경제 정보를 제공하거나 새로운 프로젝트를 시작할 수 있습니다. 회의의 목적은 결정을 내리거나, 새로운 계약 조건을 결정하거나, 임원 임명을 위해 투표하는 것입니다.

3. 
   

   
   
   
   모든 참가자에게 영향을 미치는 주제를 토론하십시오. 사람들을 걱정하지 않는 문제에 대해 함께 모으는 것은 쓸모없고 비생산적입니다. 회의의 목적이 소수의 직원에게만 관심이있는 컴퓨터 문제를 해결하는 것이라면 모든 직원을 초대 할 필요는 없습니다.
   • 다른 사람과 프로젝트를 설정해야하는 경우 일정을 조정하면됩니다. 많은 사람들을 모을 수있는 기회가 있다면이 기회를 활용하여 시간을 최적화하고 일반적인 문제를 해결하십시오. 정기적 인 업무 회의 인 경우 교환이 유익하도록 약 10 명으로 제한 할 수 있습니다.
   • 참가자는 회의에 대해 걱정하고 피곤할 우려가 있습니다. 의제를 보내면 모든 사람이 자신의 존재가 필요한지 또는 잠재적으로 관심이 있는지 알 수 있습니다.

4. 
   

   
   우선 순위를 정리하십시오. 여러 테마가 가능한 경우 목표와 일치하는 테마 만 유지하십시오. 실제로 직원들이 바쁜 일정을 가지고 있다면 다양한 약속에 영향을 미치지 않고 함께 모이는 것은 복잡 할 수 있습니다. 시간에 제약을받는 경우 가장 중요한 요소 만 논의하도록 계획하십시오. 또한 직원이보다주의를 기울이기 때문에 짧은 회의가 효과적 일 가능성이 높습니다.
   • 불필요한 테마를 제거하십시오. 예를 들어, 새로운 계약 조건을 결정하려면 프로젝트 발표, 질문과 대답 세션 및 장단점에 대한 토론을 계획하는 것이 좋습니다. 반면, 회사 또는 기타 진행중인 프로젝트의 결과를 제시하는 것은 쓸모가 없습니다.
   • 필요한 경우 참가자와 직접 회의를 준비하십시오. 주요 이해 관계자와 함께 소규모 실무 그룹을 구성하여 최고를 기대하십시오.

5. 
   

   
   
   
   게임 초반에 중요한 포인트를 불러 내십시오. 주의를 잃는 것은 회의의 비효율 중 하나입니다. 직원이 더 이상 집중하지 않으면 참여가 수동적이거나 존재하지 않으며 목표를 달성하지 못할 수 있습니다. 이러한 함정을 피하려면 회의 시작부터 강력한 주제를 제시하고 핵심 주제를 제시하십시오. 사람들이 가장 세심하고 활동적인 때입니다.
   • 예를 들어, 결정을 내리는 것이 주된 목표라면 회의 시작시 논증을 제시하십시오. 공동 작업자가 충분한 정보를 얻으면 관련적이고 건설적인 방식으로 토론에 참여하게됩니다. 토론의 마지막에 의사 결정의 순간을 두십시오. 그런 다음 덜 중요한 다른 주제로 넘어갈 수 있습니다.
   • 이 기술을 사용하면 회의 기간을 각 회의의 제약 조건에 맞게 조정하면서 필수 목표에 도달 할 수 있습니다. 실제로, 직원들이 여러 가지 명령을 갖는 것은 드문 일이 아니며 회의가 끝날 때까지 머무를 수 없습니다.

6. 
   

   
   각 주제에 대한 기간을 허용하십시오. 각 포인트에 시간 제한을 제공하면 컨텐츠와 지속 시간 모두에서 미팅을 구성하는 데 도움이됩니다. 직원들은 또한 시간을보다 잘 구성 할 수 있습니다. 잡을 수있는 합리적인 시간을 정하십시오. 필요한 경우 참가자의주의를 유지하기 위해 작은 휴식을 삽입하십시오.
   • 요점에 도달하기 위해 짧은 회의를 계획하십시오. 예를 들어, 새로운 프로젝트를 논의하려면 프레젠테이션에 10 분, 질문에 10 분, 토론에 10 분을 투자하십시오. 프로젝트의 요소에 대한 투표로 회의를 종료하십시오.
   • 각 테마 업스트림에 시간 제한을 설정하면 회의 리듬을 제어 할 수 있습니다. 테마의 지속 시간을 중요도에 따라 조정하십시오. 준비하는 동안 회의가 계속 진행될 가능성이있는 경우 주제 수를 줄이거 나 기간을 단축하십시오.
   • 또한 모든 사람의 말하기 시간을 결정하십시오. 직원의 개입 시간을 제한하면 위반을 피함으로써 효율성을 극대화 할 수 있습니다. 토론이 15 분이고 참가자가 10 명인 경우 모든 사람이 약 1 분 동안 대화 할 수 있습니다.

파트 2 의제 중지

1. 
   

   
   의제의 헤더를 작성하십시오. 주의를 기울이고 참가자들이 회의에 참석하도록 격려해야합니다. 헤더에는 미팅의 모든 기본 요소가 포함되어야합니다. 공동 작업자는 몇 초 안에 논의중인 내용을 이해할 수 있어야합니다. 헤더는 타이틀과 자막으로 구성되는 것이 이상적입니다. 회의의 목적, 날짜, 시간 및 위치를 나타냅니다.
   • 예를 들어 제목은 "2019 년 1 월 12 일 프로젝트 X 프리젠 테이션 회의, A 실"또는 "2019 년 1 월 12 일 프로젝트 B 변경, 사무실 B"일 수 있습니다.
   • 다음과 같은 서체를 선택하십시오. 시간 새로운 로마 또는 돋움. 제목을 강조 표시하고 대문자로 굵게 표시하십시오.

2. 
   

   
   비공식적 인 교환을위한 시간을 허용하십시오. 회의는 또한 공동 작업자 간의 무료 대화 기회이기도합니다.회의를 시작할 때 서로 인사 할 시간을 준다. 외부 스피커를 초대 한 경우이를 발표 할 기회를 가지십시오. 회의가 끝나면 직원과 손님에게 감사하는 것이 일반적입니다.
   • 비공식적 교환을위한 시간을 제공하면 모르는 참가자가 첫 접촉을 할 수 있습니다.
   • 회의 또는 중요한 회의 인 경우 안건에 참가자 목록을 제시 할 수 있습니다. 소규모 비즈니스에서 비즈니스 미팅 인 경우에는이 단계가 필요하지 않습니다. 회의가 시작될 때 프리젠 테이션을하는 것으로 충분합니다.
   • 안건 변경 사항에 대응하기 위해 문서에 빈 줄을 남겨 둘 수 있습니다.

3. 
   

   
   테마를 자세히 설명하십시오. 다루는 주제를 연대순으로 제시하십시오. 직원들이 즉시 이해할 수 있도록 몇 마디로 정의하십시오. 간단한 비즈니스 미팅이거나 토론이 필요없는 주제 인 경우 긍정적 인 양식을 선택할 수 있습니다. 다른 한편으로, 토론 또는 집단적 반성에 관한 질문 인 경우, 심문 양식을 사용하는 것이 더 관련 될 수 있습니다.
   • 질문 형식은 협력자가 제기 된 문제에 대해 생각하도록 권장합니다. 예를 들어, "계약 조건 X 및 Y"라는 제목을 "수요 증가에 대처하기 위해 X 및 Y 계약 조건을 조정할 수 있습니까?"로 변경하는 경우 공동 작업자는 논쟁을 준비하는 경향이 있습니다. 이 경우, 해당 프로젝트에 대한 의제 정보 문서를 망설이지 마십시오.
   • 레이아웃이 깨끗하고 통풍이 잘되어야합니다. 단락 당 하나의 테마 만 개발하고 몇 마디로 설명하십시오.

4. 
   

   
   각 테마의 예상 지속 시간을 지정하십시오. 이 정보는 회의 준비 및 진행에 유용합니다. 실제로 직원들에게 테마의 중요성을 알리고 그에 따라 준비 할 수 있습니다. 회의 중 기부금이 너무 길거나 관련이없는 경우 중재자는 의제에 따라 합법적으로 개입 할 수 있습니다.
   • 주제의 대략적인 지속 시간을 표시하면 미팅 속도를 제어하고 참가자가 간결하게 만들 수 있습니다.

5. 
   

   
   각 테마를 간략하게 확장하십시오. 각 문제에 대한 토론 단계를 나타냅니다. 이 단계는 주제가 필수 인 경우 참가자의 개입을 대상으로 할 수 있으므로 특히 중요합니다. 예를 들어, 새 프로젝트를 설정해야하는 경우 토론 섹션을 몇 가지 질문으로 나눌 수 있습니다.
   • 30 분 분량의 토론을 계획하는 경우 각각 지속 시간이 제한된 여러 지점으로 설명하십시오. 물류 질문에 10 분, 관리 질문에 10 분, 구현 일정에 10 분을 할당 할 수 있습니다.

6. 
   

   
   회의 진행자의 이름을 지정하십시오. 회의는 사람들의 모임입니다. 그러므로 주요 이해 관계자를 아는 것이 중요합니다. 진행자 및 참가자의 이름과 위치 및 회의에서의 역할을 나타냅니다. 당신에게 중요한 사람의 존재에 대해 주저하지 말고 대화하십시오.
   • 회의를 용이하게하는 경우 프레젠테이션 제목에 직접 표시하십시오. 다른 사람의 이름을 지정하는 경우 미리 알려주십시오.

7. 
   

   
   뛰어난 스피커를위한 시간을 허용하십시오. 사람들에게 말을하도록 권유하는 경우 개입 내용과 지속 시간에 대해 토론하십시오. 또한 회의 초반에 발표 할 계획을 세우십시오. 의제에 이름, 직위 및 기여 세부 사항을 표시하십시오.
   • 각 사람의 제약 조건이 더 잘 관리되므로 게스트와의 개입을 준비하는 것이 필수적입니다.

8. 
   

   
   위험에 대한 시간을 허용하십시오. 회의가 끝날 때 몇 분을 요약하십시오. 참가자들에게 주제에 대해 더 깊이 파고 들거나 의제에 포함되지 않은 중요한 점을 지적하고 싶을 수도 있습니다.
   • 참가자의 자유로운 표현을위한 시간을 허용하기 위해 회의에 더 많이 참여할 수 있습니다. 그들은 자신의 공헌을 위해 개입하는 동안 더주의를 기울일 것입니다.
   • 회의 종료시 질문 및 답변 세션을 계획하십시오.

파트 3 의제 작성 및 배포

1. 
   

   
   회의의 세부 사항을 제공하십시오. 헤더는 미팅에 대한 모든 기본 정보를 한 눈에 보여줍니다. 회의 날짜, 장소, 시간 및 기간을 나타냅니다. 또한 회의 진행자의 이름을 지정하십시오. 사람들이 말해야 할 경우 문서의 시작 부분에 나열하십시오.
   • 손님이 올 수 없으면 어쨌든 자신의 이름을 지정하여 변명되었음을 나타냅니다.
   • 필요한 경우 회사에서 회의 장소로 이동할 계획을 포함 시키십시오. 페이지 하단에 별도의 문서 또는 인쇄 계획이있을 수 있습니다.

2. 
   

   
   필요한 요구 사항을 나타냅니다. 참가자들이 올바르게 준비하고 빈 종이가 제공되지 않도록 미리 읽을 수있는 자료를 제공하십시오. 보고서 요약, 프로젝트 요약 또는 계획된 토론의 프리젠 테이션 일 수 있습니다. 손님의 개입으로 발췌 할 수도 있습니다. 이 단계는 회의의 유형과 중요성에 적응하는 것입니다.
   • 의제 말미에는 참가자들에게 기대되는 것을 자세히 설명하는 섹션을 포함 시키십시오. 필요한 경우 몇 가지 문서가 포함 된 파일을 준비하고 의제에 첨부하십시오.

3. 
   

   
   의제를 검토하십시오. 모든 참가자는이 문서에 의존하여 자신의 우선 순위를 관리합니다. 따라서 물질이나 형태의 오류가 완전하고 명확하며 간결하며 자유롭지 않아야합니다. 필요한 경우 동료가 수정하도록하십시오. 프레젠테이션을 다루는 것은 참가자들에게 존중의 형태 일뿐만 아니라 헌신과 전문성을 입증하는 방법이기도합니다.

4. 
   

   
   회의 3 일 전까지 안건을 보내십시오. 중요하거나 공동 작업자의 사전 작업이 필요한 경우 회의 전 최소 일주일 또는 몇 개월 전에 전자 문서를 보내거나 관련 문서를 배포하십시오. 필요한 경우 정기적으로 알림을 예약하십시오.
   • 이사회와 같은 특정 유형의 회의는 법률 또는 회사의 내부 규칙에 의해 규제됩니다.