진행 상황 보고서 작성 방법

콘텐츠

• 단계
• 1 부 프로세스 시작
• 2 부 보고서 작성
• 3 부 일반적인 실수 방지

진척 보고서는 전문가 또는 학술 프로젝트를 관리하는 데 매우 중요합니다. 또한 프로젝트 진행 상황에 대해 상사, 동료 또는 고객에게 더 잘 알리는 데 도움이됩니다. 보고서에는 수행 한 작업과 프로젝트를 완료하기 위해 수행해야하는 단계가 명시되어야합니다.

단계

1 부 프로세스 시작

1. 
   

   
   보고서의 목적을 결정하십시오. 누군가 몇 가지 이유로 진행 보고서를 설명하도록 요청할 수 있습니다. 분명히, 그리고 대부분의 경우 특정 프로젝트를 완료 한 과정을 보여주는 것입니다. 그러나 목표를 좀 더 가깝게 고려해야합니다.
   • 프로그램 또는 연구 프로젝트의 진행 상황에 대한 보고서는 전문 프로젝트에 대한 보고서와 약간 다릅니다. 이 경우 비용과 같은 다른 요소를 반드시 고려하지 않고 정보를 제공하라는 요청을 받게되지만 항상 그런 것은 아닙니다.
   • 고객에 대한 보고서는 상사를 위해 작성된 보고서와 다릅니다. 두 경우 모두 보고서 작성 이유를 고려해야합니다.

2. 
   

   
   독자층을 결정하십시오. 보고서의 목표를 설정했으면 독자에게 필요한 정보를 선택하여 e에 포함시켜야합니다. 진행 상황 보고서 계획은 제시된 주제에 관계없이 사실상 동일합니다. 그러나 프로젝트의 특수성을 고려해야합니다.
   • 독자와 프로젝트의 관계는 무엇입니까? 프로젝트가 그들에게 미치는 영향은 무엇입니까? 예를 들어, 귀하의 상사 나 고객 인 경우이 영향은 달라집니다.
   • 보고서를 읽은 후 독자가 할 의사 결정을 상상해보십시오. 예를 들어, 물류, 금융 또는 마감일이있을 수 있습니다.
   • 독자가 프로젝트에 참여하는 데 필요한 정보를 결정하고 효과적으로 따르십시오. 독자가 알아야 할 기술적 측면은 무엇입니까? 그들은 해당 활동에 사용 된 전문 용어에 익숙합니까?

3. 
   

   
   
   
   청중과 소통하는 가장 좋은 방법을 찾으십시오. 진척 보고서는 단순히 감독 자나 교사에게 전달되는 서면 문서가 아닙니다. 경우에 따라 다양한 형태를 취할 수 있습니다.
   • 진행 보고서는 주별 또는 월별 작업 회의에서 발표 된 구두 발표일 수 있습니다.
   • 또한 동료에게 정기적으로 전송되는 전자 메일 형식을 취할 수도 있습니다.
   • 회고록을 작성하고 상사에게 문의 할 수도 있습니다.
   • 일반적으로 고객 또는 정부 기관에 대한 공식 보고서를 작성합니다.

4. 
   

   
   요리사에게 문의하십시오. 이런 종류의 보고서를 이미 작성하지 않은 경우이 문제에 대한 모든 정보를 알고 있다면 상사로부터 최대한의 정보를 얻으십시오. 회사에서 특정 프리젠 테이션이 필요할 수 있으며,이 경우 준수해야합니다.

5. 
   

   
   보고서 톤을 선택하십시오. 모든 진행 보고서가 반드시 공식적인 것은 아닙니다. 실제로 동료 나 직속 상사에게 보내는 내부 보고서는 종종 편안한 분위기로 작성됩니다. 그렇기 때문에 리더가 보고서에서 기대하는 바를 확인해야합니다.
   • 클라이언트 또는 논문 검토위원회에보고하는 경우 공식적인 어조를 채택하는 것이 좋습니다.
   • 그러나 공식적이고 비공식적 인 톤은 중요하지 않습니다. 주된 것은 명확하고 정확하며 정직해야하기 때문입니다.

2 부 보고서 작성

1. 
   

   
   
   
   문서의 프리젠 테이션을 선택하십시오. 쓰기를 시작하기 전에 적절한 프레젠테이션을 선택하고 보고서의 내용과 톤을 설정해야합니다.
   • 글 머리 기호 목록을 사용할 수 있습니다. 이 방법을 사용하면 정보를 분명하게 제시 할 수 있습니다. 독자는 필요한 정보를 얻기 위해 e를 쉽게 탐색 할 수 있습니다. 그러나 중간 보고서의 경우 이러한 목록에 형식이 없을 수 있습니다. 따라서 보고서가 해당 직책을위한 것이라면 간단한 보고서를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 그러나 동료와 의사 소통하는 경우 이메일을 선택하십시오.
   • 또한 도표 나 표를 포함해야합니다. 이는 자금을 조달하려는 프로젝트에 대한 진행 보고서를 작성하거나 귀하가받은 자금을 독자에게 정당화하려는 경우에 특히 관련이 있습니다.

2. 
   

   
   단락에서 e를 구성하십시오. 좋은 진도 보고서는 가능한 명확해야합니다. e를 단락으로 나누고 같은 질문에 대한 정보를 그룹화하는 것이 좋습니다.
   • 보다 명확하게하려면 자막 추가를 고려하여 독자들이 각 섹션의 내용에 대해 이해하도록하십시오. 포인트가 그들에게 특히 관심이 있다면, 그들은 직접 액세스 할 수 있습니다.

3. 
   

   
   제목을 쓰십시오. 일반적으로 다음 페이지에 문서를 제시하면 제목은 첫 페이지 상단에 표시됩니다. 다시 말하지만 이것은 회사 나 대학에서 발표 한 규칙에 따라 달라집니다. 따라서 적절한 점검을 수행하십시오.
   • 제목에는 날짜, 즉 보고서 제출 날짜, 수신자 이름 및 기능, 저자 이름, 기능 및 보고서 목적이 포함되어야합니다.

4. 
   

   
   소개를 입력하십시오. 이 섹션은 제목 뒤에옵니다. 종종, 다른 것들과 구별하기 위해 이탤릭체로 표시 될 수 있습니다. 프로젝트와 진행 상황에 대한 개요를 제공합니다. 당신은 성취와 목표를 제시 할 것입니다.
   • 보고서의 주제를 반드시 포함하십시오. 또한 진행 상황에 대한 업데이트임을 상기시켜 프로젝트를 소개합니다.

5. 
   

   
   당신의 e의 몸을 쓰십시오. 이 부분은 섹션과 하위 섹션으로 나눌 수 있습니다. 실제로, 그것은 본질적으로 더 자세한 소개 일뿐입니다. 그것의 내용을 검사하고 살을 빼십시오.
   • 마지막 보고서 이후에 완료된 작업과 진행중인 작업을 지정하십시오.
   • 발생한 문제, 답변 할 질문 및 유지할 수있는 솔루션을 분석하십시오.
   • 프로젝트 중에 발생한 변경 사항을 불러 일으키고 정당화하십시오.
   • 직원 이직률, 비용 초과, 지연, 문서 입수 어려움 또는 컴퓨터 및 보안 문제와 같은 다른 항목도 포함 할 수 있습니다.

6. 
   

   
   프로젝트의 다음 단계를 수행하십시오. 이 섹션은 보고서 본문의 일부입니다. 프로젝트의 나머지 단계에 대해 독자에게 알리는 역할을합니다. 예산, 관리 또는 프로젝트 완료 기한에 영향을 줄 수있는 문제를 언급하는 것을 잊지 마십시오.
   • 무엇보다도 프로젝트 마감일의 변경 사항을 무시하지 마십시오.
   • 문제를 해결하지 마십시오. 그러나 독자에 대해 불필요하게 걱정하지 말고 유지할 수 없다는 약속을하지 마십시오.

7. 
   

   
   근무한 총 시간을 입력하십시오. 프로젝트에서 팀과 팀이 보낸 시간을 보여 주어야합니다. 당신의 독자들은 당신이 돈을 줄 수있는 것이 당신의 라인 매니저, 고객, 또는 정부 기관이든 당신이 열심히 일했다는 것을 알게 될 것입니다.

3 부 일반적인 실수 방지

1. 
   

   
   피사체에서 벗어나지 않도록주의하십시오. 위에서 설명한 사항을 준수하는 한 글은 정확합니다. 비록 관심이 있더라도 한계 문제를 다루어 주제에서 벗어나지 않도록 노력하십시오.
   • 예를 들어, 프로젝트가 예술 행사의 자원 봉사 조직을위한 것이면, 당신은 비참한 예술 기금에 대한 분석에 착수하고 싶을 수도 있지만, 프로젝트 진행 상황을 정확히 찾아내는 데 도움이되지는 않을 것입니다.

2. 
   

   
   간단하게 중간 보고서는 독자들이 여러 단어와 불필요한 아이디어로 익사하지 않고 진행 상황을 제시하는 것을 목표로합니다. 프로젝트 진행, 취해야 할 단계 및 변경해야 할 사항에 초점을 맞추기 만하면됩니다.
   • 보고서 수신자에 따라 특정 단어 수를 초과하지 않아야 할 수도 있습니다. 좋은 정보는 필요한 정보를 가능한 한 간결하게 제시하는 것입니다.

3. 
   

   
   너무 애매하지 마십시오. 프로젝트의 현재 상태를 명확히하십시오. 예를 들어 "예술 행사에 자금을 지원하기 위해 진행 중"과 같은 말은 피하십시오. 대신,보다 분명한 방법으로 귀하의 정보를 제시하십시오 : "이러한 기관들이 부여한 € 5,000의 두 보조금에 감사합니다. 우리는 € 12,000으로 설정된 목표에 도달하기 위해 € 2,000 만 필요합니다."

4. 
   

   
   광범위한 표현식을 삭제하십시오. 명확하고 간결한 보고서를 작성하려고합니다. 분명히, 보고서에 아무것도 추가하지 않는 표현으로 e를 어지럽히 지 마십시오. 예를 들어, "총 재해"또는 "압도적 인 성공"과 같은 용어는 너무 감정적이거나 모호하여 고객이나 감독에게보고 할 수 없습니다.

5. 
   

   
   출처를 인용하십시오. 보고서에 포함 된 외부 정보 소스, 데이터 및 그래픽을 올바르게 식별하십시오. 이러한 소스를 표시 할 페이지를 추가 할 수 있습니다.