상사의 전화에 응답하는 방법

콘텐츠

• 단계
• 1 부 전화로 전문적인 에티켓 연습
• 2 부 : 감독자와 논의
• 파트 3 근무 시간 이외의 전화 응답

상사로부터 전화를받는 것은 때때로 불안의 원천입니다. 특히 그것이 종종 긴장하고 자신감을 잃게하는 경우에 그러합니다. 고용주로부터 전화를받는 가장 좋은 방법은 전화로 항상 전문적인 에티켓을 연습하고 업무와 관련된 작업을 수락하고 질문에 답변 할 준비가되어있는 것입니다.

단계

1 부 전화로 전문적인 에티켓 연습

1. 
   

   
   전화를받습니다. 전화를 받기 전에 2 ~ 3 번 울리십시오. 이것은 당신이 바쁘고 잘 수행한다는 인상을 줄 것입니다. 너무 일찍 전화를 받고, 너무 바쁘지 않거나 전혀 행동하지 않는다는 인상을주기 전에 너무 오래 기다리면 발신자가 우선 순위가 아님을 나타냅니다.
   • 전문적인 환경에서 전화 할 때마다이 규칙을 적용해야합니다. 상사가 전화로 연락을 시도 할 때만, 또는 동료, 고객 및 공급 업체를 포함하여 적절하게 행동하면 더 잘 받아 들일 수있는 모든 사람과 접촉 할 때만 그렇게하거나 편의 규칙을 적용하지 마십시오. 또한 고용주가 언제 다른 회선에서 전화를 걸는지 확실하게 알 수 없습니다.

2. 
   

   
   전문적으로 인사하십시오. 전화를받을 때는 가능한 한 전문적이고 즐거운 사람이되도록 노력하십시오. 예를 들어, 동료 또는 고용주가 전화하면 "여기 Jean Poisson. 어떻게 도와 드릴까요? "
   • 여러 부서가있는 대규모 조직에서 근무하는 경우 인사말에 부서 또는 부서 이름을 지정하십시오. "여기 상업 부서의 Jean Poisson이 있습니다. 내가 당신을 위해 무엇을 할 수 있습니까? "
   • 외부 회선에서 전화를받을 때는 상사가 전화를 건다고 생각하더라도 회사 이름을 입력하십시오. 예를 들어 "안녕하세요! 여기 ABC 서비스, 장 포아송이 장치에 연결됩니다. 어떻게 도와 드릴까요? "

3. 
   

   
   
   
   음식을 삼키거나 껌을 뱉습니다. 전화를 받기 전에 최선을 다하되 정시에 할 수 없다면 최대한 신중하고 조용한 방법으로 행동을 마치십시오. 씹는 껌이나 음식을 입에 대고 말하는 것은 부적절하며 자기 이미지가 좋지 않습니다. 대담자가 더 잘 알 수 있습니다.

4. 
   

   
   마이크에 직접 직접 말하십시오. 이렇게하면 나중에 문제를 일으킬 수있는 관리자와의 통신 문제를 피하는 데 도움이됩니다. 또한, 소리 문제 나 오디오 품질 문제로 인해 의사 소통이 잘되지 않으면 상사가 실망 할 것입니다.
   • 또한 전화를 받거나 전화를 걸 때 미소를 지어야합니다. 상사를 포함한 대부분의 발신자는 자신의 목소리와 톤으로 웃고 있음을 알게됩니다. 이는 특히 영업 및 고객 서비스와 관련된 산업에서 일하는 경우 상사에게 긍정적 인 영향을 미칩니다.

5. 
   

   
   모든주의를 기울이십시오. 상사와 통화 할 때 매우주의하십시오. 그가 이전에 당신에게 맡겨둔 일이더라도 당신이하는 모든 일을 중단하십시오. 그가 당신에게하는 말을들을 준비를하십시오.
   • 일반적으로 상사와 의사 소통 할 때 외부 요인에주의를 분산시키지 마십시오. 예를 들어, 전화 통화 중 동료 중 한 명이 사무실에 들어 오면 지금 당장 이야기 할 수없는 정중 한 제스처로 그에게 이야기하십시오.

2 부 : 감독자와 논의

1. 
   

   
   
   
   메모하십시오. 당신이 그와 대화 할 때 노트를 가지고 메모를 할 준비를하십시오. 이렇게하면 언제라도 대화 중에 특정 작업에 대한 시간, 날짜, 주소 또는 지침과 같은 중요한 정보를 기록 할 수 있습니다. 이것은 또한 당신이 그에게 대가로 물어보고 싶은 모든 중요한 질문들을 기록 할 수있게합니다.
   • 항상 책상, 상단 서랍 또는 쉽게 접근 할 수있는 장소, 메모장 및 펜에 두어야합니다. 노트북을 근처에두면 예약되거나 계획되지 않은 전화를받을 때마다 중요한 정보를 기록 할 수 있습니다.
   • 노트북을 가지고 있지 않지만 컴퓨터 앞에 앉아 있다면 빈 페이지 나 Word 문서를 열고 마치 노트북을 사용하는 것처럼 메모하십시오. 그러나 그는 사용자가 입력하는 소리를들을 수 있으므로 키보드의 소리가 실제로 대화와 관련이 있는지 궁금해하지 않도록 조심하고주의 깊게 들어보십시오.

2. 
   

   
   침착하십시오. 잠깐 동안 깊고 침착하게 숨을 쉬고 필요에 따라 약간의 물을 마시면서 몸을 진정 시키십시오. 전화로 불안한 사람을 쉽게 알아볼 수 있습니다. 특히 숨을 쉬거나 주저하는 떨리는 목소리가있을 경우 더욱 그렇습니다. 침착 함을 유지하면 자신감을 갖고 상황을 통제하는 데 도움이됩니다.
   • 고용주가 곧 전화 할 것임을 알고 있다면, 전화를 받기 전에 조금 걸어 가서 불안에서 벗어나십시오. 사무실이나 서비스에서 일어나서 조금 걸 으면 도움이 될 것입니다. 통화 시간에 꼭 다시 오십시오.
   • 통화 전이나 통화 중에 빨리 진정해야 할 필요가 있다고 느끼면 심호흡을하십시오. 4 ~ 5 초 동안 코를 통해 가능한 한 천천히 흡입하십시오. 숨을 더 3 초 동안 유지 한 다음 4 ~ 5 초 더 부드럽게 숨을 내 쉰다. 산소를 흡입하면 긴장을 완화하고 머리를 깨끗하게 할 수 있습니다.

3. 
   

   
   항상 적극적으로 듣기 연습하기. 그가 당신 앞에서 얼굴을 말하지 않기 때문에, 그가 전화로 말한 모든 것을 명확하게 이해하는 것이 중요합니다. 주저하지 말고 듣거나 이해하지 못한 것을 반복해서 설명해달라고 요청하십시오.
   • 사실, 그의 지시를 이해하더라도 때때로 설명을 요청하거나 세부 사항을 확인하십시오. 끊기 전에 자신의 말로 지시 사항을 요약하십시오. 적극적으로 듣는 것을 연습함으로써, 당신은 그를 잘 듣고 전문적이라는 것을 보여줄 것입니다.

4. 
   

   
   간단히 대답하십시오. 수풀을 돌아 다니지 말고 똑바로 가서 직접 대답하십시오. 이것은 당신이 잘 준비되어 있다는 느낌을주고, 상사가 너무 방해받지 않고 그의 부름의 목적에 집중할 수있게합니다. 대부분의 경우 고용주는 매우 바쁘고 특정 정보를 원하기 때문에 전화 만합니다. 그가 구체적으로 당신에게 그에게 모든 세부 사항을 제공하도록 요구하지 않는 한, 그가 원하는 것을 정확하게 제공하십시오.
   • 다시 한번, 이것이 필요한 경우 설명을 요구해서는 안된다는 의미는 아닙니다. 고용주는 확실히 매우 바쁘지만, 상사와 실수를 바로 잡는 데 몇 시간을 소비하는 것보다 지금 60 초 더 질문하는 것이 좋습니다. 물어볼 질문이 많지만 물어볼 시간이 충분하지 않은 경우, 특정 동료에게 더 가까이 갈 수 있는지 또는 더 많은 정보를 얻기 위해 문서를 참조 할 수 있는지 리더에게 문의하십시오.

5. 
   

   
   구두 끄덕임. 대화 전체에서이 작업을 수행하십시오. 구두 끄덕임은 "예", "동의 함", "알겠습니다", "알겠습니다"와 같은 문장입니다. 그들은 모두 당신이 적극적으로 듣고 있음을 보여줍니다.
   • 물론,이 구두 끄덕임은 대화 중에 적절한 시간에 이루어져야합니다. 지시 또는 설명 후 휴식을 기다린 후에 수행하십시오.

6. 
   

   
   전화를 통해 긍정적 인 태도를 가지십시오. 긍정적이고 역동적 인 태도를 가짐으로써 상사는 자신에게 자신감이 있고 유능하며 일의 도전에 직면하는 것을 두려워하지 않는다는 것을 보여줍니다. 예를 들어, 그가 문제를 논의하기 위해 전화를 걸면 구현할 수있는 가능한 솔루션에 대해 이야기하십시오.
   • 그가 당신의 일이나 태도를 비판하는 경우라도 가능한 한 수용하십시오. 자신의 말로 비난을 받아 비판을 받아들이고 고치는 방법에 대해 토론하십시오. 앞으로 나아갈 길에 대한 우려를 솔직하게 표현할 수 있지만 과거의 실수 나 문제에 대한 변명은 피하십시오.
   • 우려 사항을 표현하거나 과거의 문제를 설명 할 때 "당신"대신 대명사 "I"를 사용하여 문장을 정하십시오. 이것은 당신의 지도자가 당신을 수비에 두지 말고, 당신에게 부정적이거나 분노의 발작에 대답 할 수있게합니다. 예를 들어, 그가 정시에 마무리 할 수 ​​없었던 작업에 대해 토론하기 위해 전화를하면 "당신에게 말하지 말고"필요한 정보를 수집하는 데 문제가있었습니다 "라고 말하십시오. 시간에 필요한 정보를 제공하지 않았습니다 ".

7. 
   

   
   그에게 감사드립니다. 시간을내어 전화 한 것에 대해 요리사에게 감사해야합니다. 그가 당신에게 전화를 한 사람이지만 주위에 다른 방법으로 전화하지는 않았지만, 당신에게 전화 해 주셔서 감사합니다. 예를 들어, "바쁜 하루를 보낸다는 것을 알고 있습니다. 시간을내어 전화 해 주셔서 감사합니다. "
   • 감독자가 전화를 걸 때마다, 특히 우려 사항을 표명하거나 업무를 비평하거나 프로젝트를 설명하기 위해 전화를 걸 때이 작업을 수행하십시오. 목표는 당신이 주어진 일을 얼마나 열심히하는지 보여주고, 그가 당신에게 주어진 시간 동안 그에게 감사를 표하는 것이 그의 부름이 당신이 일을 잘 수행하는 데 도움이된다는 것을 인식하는 방법입니다.

파트 3 근무 시간 이외의 전화 응답

1. 
   

   
   가능하면 전화를 받으십시오. 근무 시간 이후 상사가 전화를 거는 경우 다른 우선 순위를 방해하지 않는 경우 픽업하여 상담하십시오. 6 개월 미만 동안이 자리에 있었다면이 작업을 수행하는 것이 더욱 중요합니다.
   • 정규 업무 시간 후에 상사와 의사 소통하려는 의사의 표시는 귀하가 귀하의 비즈니스와 업무에 얼마나 헌신적인지를 보여줍니다.
   • 그가 당신을 부를 때 그에게 대답 할 수 없다면, 가능한 빨리 서명하십시오. 이상적으로, 당신은 남은 목소리를 듣고 가능한 한 빨리 전화를 할 것입니다. 비즈니스 문화와 전화의 성격에 따라 전화 나 전화를 걸 수없는 경우 전화를받을 수없는 이유를 설명하는 전자 우편이나 전자 우편을 보내야합니다.

2. 
   

   
   회사 문화를 검토하십시오. 일부 회사에서는 고용주가 직원이 시간이나 요일에 관계없이 전화와 이메일로 연락을 유지하도록 요구합니다. 이것이 불공평 해 보일 수 있지만, 계속 작업하려면 회사 문화의 일부로 받아 들여야합니다.
   • 따라야 할 규칙을 모르는 경우 동료에게 더 가까이 가십시오. 응답하기 전에 몇 시간 정도 기다릴 수 있거나 모든 사람이 즉시 응답한다는 것을 배울 수 있습니다. 올바른 정보를 찾아서 적용하십시오.

3. 
   

   
   상황에 따라 긍정적으로 행동하십시오. 근무 시간 이외에도 고용주에게 귀를 기울일 때는 항상 정중하고 긍정적이어야합니다. 즉, 대응 방법을 결정하기 전에 각 상황을 개별적으로 조사해야합니다.
   • 예를 들어, 고용주가 귀하를 비판하거나 직업에 대한 지시를하는 경우, 대화 중에 메모를하지만 전화가 끝난 후에도 추가 전문가 활동을 계속할 수 있습니다. 그가 당신에게 제공 한 임무가 긴급하지 않은 경우, 당신은 그것을 제쳐두고 정상적인 근무 시간 동안 수행 할 수 있습니다.
   • 반면에 응급 상황이라면 상사의 희망에 따라 동시에 자신을 배치하고 1 초를 잃지 않고 문제를 해결해야합니다.

4. 
   

   
   직업 만족도를 평가하십시오. 상사는 하루 24 시간 연중 무휴로 근무할 수 있다고 합리적으로 기대할 수는 없지만 그의 기대가 합리적이라는 보장은 없습니다. 상사가 몇 시간 후에 정기적으로 전화를해서 불편하거나 불안하다고 느끼면 다른 직업을 찾는 것을 고려하십시오.
   • 몇 시간 후에 고용주가 전화를 할 것임을 알면 휴대 전화를 끄십시오. 그러나 노동 조합에 가입하지 않으면 언제든지 해고 될 수 있습니다. 근무 시간 이후에 전화를받지 않거나 전화로 회신하지 않으면 상사가 철회 할 수 있습니다.