직장에서 전화를받는 방법

콘텐츠

• 단계
• 1 부 전화 받기
• 2 부 전화 통화

직장에서 전문적인 이미지를 투사하는 것은 모든 전문적인 성공에 중요합니다. 회사에서의 지위에 관계없이 전화를받는 것은 거의 모든 직원이 수행해야하는 작업입니다. 잘 응답하면 전화 통화에 긍정적 인 분위기를 낼 수 있고, 상대방이 편안하게 느끼고 다양한 질문에 쉽게 응답 할 수 있습니다.

단계

1 부 전화 받기

1. 
   

   
   빨리 대답하십시오. 업무상 또는 전문적인 환경에서 사람들을 바쁘게 유지하는 것은 예의가 아닙니다. 핸드셋을 들고 세 번째 벨이 울리기 전에 전화를받습니다.

2. 
   

   
   송수화기를 귀에 댑니다. 전화를 빨리받는 것이 중요하지만, 실제로 마이크를 입 가까이에 두려면 인내심이 있어야합니다. 상대방의 정보가 손실되지 않도록 전화기의 송수화기가 본인과 귀에 붙어있을 때까지 절대 말을하지 마십시오.

3. 
   

   
   대답하기 전에 심호흡하십시오. 전화가 입 가까이에 오면 자신을 소개하기 전에 심호흡을 시작하십시오. 이렇게하면 침착 함을 유지하고 스스로를 습득 할 수 있으므로 마음을 모으고 침착하게 말할 수 있습니다.

4. 
   

   
   자신과 비즈니스를 소개하십시오. 통신원이 올바른 장소와 올바른 사람에게 전화를 걸 었는지 확인해야합니다. 따라서 귀하는 자신이 누구이며 비즈니스가 무엇인지 알려주는 것이 중요합니다. 회사 이름을 먼저 지정하십시오. 당신은 자신의 집을 만드는 것에 대해 생각할 수 있으므로 전화가 울릴 때 말할 말을 생각할 필요가 없으며 상황에 따라 약간 바꿀 수 있습니다.
   • 접수 또는 교환 원 운영자로 일하는 경우 발신자가 필요한 모든 정보를 얻도록 도와야하는 사람이기 때문에 비즈니스 운영을 매우 잘 익히는 것이 중요합니다. "안녕하세요, 여기 회사, 조셉은 장치에. 어떻게 도와 드릴까요? 따라서, 통신원은 대화를 나눌 수있는 기회를 제공 할 회사의 신원과 대화 상대를 알 수 있습니다. 개인 비서로 일하는 경우 상대방이 실제로 원하는 사람 일 가능성이 있기 때문에 작업중인 사람을 지정하십시오 (예 : "Mr. Smith 's office, Joseph on the device"). 가입하십시오.
   • 귀하가 서비스의 일부인 경우, 어떤 종류의 질문을하는지 알 수 있도록 귀하가 무엇을하고 있는지 그 사람에게 알려주십시오. "안녕하세요, 제시카의 회계입니다"라고 말하여 자신을 확인하십시오. 항소인이 사무실이나 원하는 사람에게 연락했는지, 다른 사람과 대화해야하는지 알도록 허용하십시오.

5. 
   

   
   
   
   휴대 전화 근처에 노트북과 펜을 두십시오. 이를 통해 상대방이 귀하를 떠나거나 다른 정보를 제공하고자 할 때 신속하게 메모 할 수 있습니다. 상대방이 글을 찾을 시간을 기다리지 않도록하십시오.

2 부 전화 통화

1. 
   

   
   이야기하면서 웃으세요. 기분이 좋지 않더라도 미소를 짓고 척하는 것은 상대방이 자신이 좋다고 생각하게 만들 수 있습니다. 기분을 향상시키는 데 도움이 될 수도 있습니다.

2. 
   

   
   명확하고 전문적으로 말하십시오. 전문적인 환경에 있으므로 귀하와 귀하의 통신원이 서로를 명확하고 정확하게 이해할 수 있어야합니다. 침착하게 말하고 단어를 발음하여 잘 이해하고 이해할 수 있도록하십시오.
   • "yeah", "sure"또는 "nah"와 같이 익숙한 속어 표현을 사용하지 마십시오. "예"와 "아니오"와 같은 명확한 단어와 문구를 사용하여 그와 대화하십시오. 대화 중에 상대방과 교환 한 정보가 무엇이든간에 혼동을 피하십시오. "감사합니다"및 "아무것도"와 같은 일반적인 예절을 말하는 것을 잊지 마십시오.
   • 문자 나 전화 번호 (예 : 이름 또는 전화 번호)와 같은 특정 정보를 사람에게 알리려면 음성 알파벳을 잘 관리하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 이런 식으로, "M과 같은"과 "N"과 같은 방식으로 발음되는 글자를 혼동하지 않고 "M과 같은 식수"를 적용 할 수 있습니다.

3. 
   

   
   
   
   통신원에게 전문적으로 말하십시오. 특히 상대방을 개인적으로 모르는 경우 이름이 아닌 사람의 이름 ( "Smith Smith")을 사용하십시오. 대화 중에 자신의 이름을 잊어 버리지 말고 이름을 쓰십시오.
   • 당신이 기억할 수 있도록 그녀가 말하자마자 그 사람의 이름을 적어두고 싶을 수도 있습니다. 이것은 매우 유용 할 수 있습니다.

4. 
   

   
   필요한 경우 전화를 연결하십시오. 누군가가 귀하에게 전화를해서 특정 문제를 해결하려고하거나 특정 사람에게 제출할 질문이있을 수 있습니다. 질문이나 우려 사항에 대한 답변을 모르는 경우 답변하지 마십시오. 대신, 응답하고 도움을 줄 수있는 사람에게 전화를 연결하도록 제안하십시오. 또한 당신이 그의 문제에 관심이 있고 그 문제를 해결하도록 기꺼이 도와 줄 것임을 보여줄 것입니다.
   • 오늘날 대부분의 데스크톱 전화에는 통화 전송 기능이 있습니다. 사무실에서이 기능을 사용할 수 있는지와 작동 방법을 확인하십시오. 그렇지 않은 경우, 통신원이 전화를 건 사람의 번호를 받아 정보를 전달하십시오.
   • 그렇게함으로써 가능한 한 공손하게 행동하고 통화를 전달하도록 제안하십시오. 예를 들어 "당신의 질문에 대답 할 수 없습니다. 전화를 Jacques (으)로 이전 하시겠습니까? 누가 더 도움을 줄 수 있습니까? "
   • 다른 사람이 없다면, 하나를 가져 가라고 제안하십시오. 나중에 이것을 전달하는 것을 잊지 마십시오.

5. 
   

   
   전문적으로 전화를 끊으십시오. 대화가 끝났다고 간단하게 "감사합니다"또는 "안녕하세요"라고 말하면 전화를 끊을 수 있다고 명확하고 정중하게 말할 수 있습니다. 대화를 계속해야할지 말아야할지 혼동해서는 안됩니다.
   • 통신원이 전화를 끊도록하십시오. 그는 전화를 받았으므로 처음에 전화를 걸고 대화를 닫을 때 원하는 것을 얻도록해야합니다. 대화를 끝낼 준비가되어 있지 않아도 전화를 끊으면 무례 해 보이거나 중요한 정보가 빠져 나갈 수 있습니다.